Definisi, Fungsi, Manfaat dan Prosedur Reservasi

1. Definisi Reservasi

Setiap wisatawan yang akan berpergian ke suatu daerah baik daerah tujuan wisata maupun daerah lainnya, terlebih dahulu melakukan perencaan terlebih dahulu dengan membuat reservation.Pemesanan dalam bahasa Inggris adalah Reservation yang berasal dari kata “to reserve” yaitu menyediakan atau mempersiapkan tempat sebelumnya. Sedangkan reservation yaitu pemesanan suatu tempat fasilitas. Jadi secara umum reservation yaitu pemesanan fasilitas yang diantaranya akomodasi, meal, seat pada pertunjukan, pesawat terbang, kereta api, bus, hiburan, night club, discoutegue dan sebagainya ( Suartana, 1987 : 14 ) Kata reservation atau pemesanan dalam dunia pariwisata disebut juga booking. Kadangkala wisatawan tidak dapat membedakan arti dari kedua kata tersebut. Oleh karena itu perlu ditegaskan bahwa kedua kata tersebut tidak memiliki perbedaaan arti (Yoeti,1997:45)Dalam dunia kepariwisataan reservation merupakan suatu lembaga atau cara yang sangat penting dan merupakan salah satu pemegang kendali bagi kelangsungan aktivitas suatu biro perjalanan wisata.
Sebelumnya seseorang atau para wisatawan melakukan perjalanan ke suatu tempat dan tinggal di suatu tempat yang dituju, maka orang atau para wisatawan tersebut harus membuat rencana perjalanan dan melakukan pemesanan tempat pada akomodasi, transportasi, tour program, restaurant dan pertunjukan yang diperlukan. Hal-hal tersebut sangat penting dan harus diketahui oleh petugas industri pariwisata, khususnya pada reservation department pada sebuah hotel.
Department ini harus benar-benar mengetahui secara jelas bahwa tidak semua para wisatawan itu mempunyai kebutuhan dan tujuan yang sama.Secara umum kata reservation itu mempunyai arti dan makna yang sama yaitu pemesanan yang dilakukan oleh seseorang atau lebih untuk suatu tempat yang baik dan nyaman oleh pihak hotel.
2. Fungsi Reservasi
Pengertian reservation tidak hanya terlepas dari fungsi dan tugas dari reservation department itu sendiri yaitu: penyediaan tempat baik sebelum tamu atau para wisatawan datang.
Adapun fungsi dari reservation staff adalah:

1. Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan
2. Mempromosikan produk dan fasilitas hotel
3. Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga & fasilitas promosi, harga khusus dll
4. Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu
5. Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media
6. Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu (waiting list)
7. Memproses perubahan pemesanan kamar
8. Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi
9. Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show
10. Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan pembayaran kredit
11. Membuat laporan reservasi
12. Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat

3. Manfaat reservasi
Bagi travel agent/pekerja hotel :

1. Dapat mengetahui dengan pasti kapasitas pelanggan/wisatawan yang siap untuk melakukan tour di hari kemudian
2. Dapat menghitung dengan pasti harga paket wisata (apabila ready made tour), sehingga mencegah adanya kekeliruan harga
3. Dapat mempersiapkan permintaan-permintaan khusus dari wisatawan (cth. makanan khusus untuk vegetarian, bus berfasilitas toilet+TV, dsb)
4. Dapat mempersiapkan kamar untuk tamu sesuai dengan tanggal pemesanan, dan memastikan apakah kamar tersebut sedang penuh atau masih kosong
5. Mempersiapkan segala sesuatu fasilitas tambahan diluar hotel, namun masih dalam permintaan tamu (cth. kamar mandi khusus orang cacat, dsb)

Bagi wisatawan/tamu hotel:

1. Dapat memepersiapkan segala sesuatu dengan matang sebelum perjalanan wisata dilaksanakan
2. Memudahkan wisatawan mendapat kepastian atas tour yang dipesannya
3. Dapat memprediksikan biaya yang akan dikeluarkan untuk berwisata
4. Memudahkan tamu mendapatkan kamar

4. Prosedur reservasi
Menerima permintaan pemesanan kamar adalah suatu kegiatan atau proses mengumpulkan informasi atau data tentang calon tamu dan orang yang melakukan pemesanan kamar. Informasi yang diperlukan oleh pihak hotel antara lain:

1. Jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
2. Jumlah orang yang akan menginap
3. Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan
4. Nama tamu yang menginap di hotel
5. Nama pemesan/ orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan kamar
6. Nama perusahaan atau biro perjalanan
7. Alamat dan nomor telepon perusahaan
8. Rincian kedatangan(waktu & transportasi yang digunakan)
9. Cara pembayaran yang digunakan
10. Permintaan khusus

PUBLIK AREA

DEFINISI PUBLIK AREA

Pengertian
Publik Area, seksi yang mempunyai tugas dan tanggungjawab untuk menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan kenyamanan seluruh area hotel, baik yang ada diluar gedung maupun didalam gedung hotel.
Sub Seksi Dalam Publik Area:

1. Lobby area : Sub seksi yang mengurus kebersihan lobby, toilet lobby, back office hingga parkir depan lobby
2. Public Restroom : Sub seksi yang mengurus kebersihan restroom sperti toilet
3. Restaurant : Sub seksi yang mengurus kebersihan area restaurant yang ada di dalam hotel.
4. Metting Room : Sub seksi yang mengurus kebersihan ruang metting dan ballroom.

Syarat Seorang Publik Area
Perilaku Dasar

1. Tepat waktu
2. Memiliki rasa hormat terhadap diri, teman dan pimpinan
3. Memiliki loyalitas
4. Menjalankan tugas dengan baik
5. Dapat dipercaya
6. Mengikuti jalur komunikasi
7. Keamanan untuk bekerja sama
8. Motivasi atau self motivation

Sikap Dasar

1. Hubungan kerja yang lebih baik
2. Kepercayaan diri yang lebih besar dengan diri sendiri dan orang lain
3. Meningkatnya tanggung jawab pribadi
4. Meningkatnya pengendalian diri
5. Menghemat waktu dan tenaga
6. Memenuhi kebutuhan masing-masing

Syarat Khusus

1. Bersih dan Rapi

Seorang Publik Area harus berpenampilan bersih dan rapi baik dari pakaian maupun dari dirinya untuk memberikan citra yang baik terhadap tamu yang dimana PA berhadapan langsung dengan tamu.

1. Harum

Seorang Publik Area harus harum karena PA akan bertugas di seluruh area tamu sehingga tidak menggangu tamu dengan bau yang tidak menyenangkan.

1. Cepat dan Tanggap

Seorang Publik Area harus dapat bekerja cepat agar tidak menggangu tamu terlalu lama dan tanggap terhadap kotoran sehingga tidak ada daerah yang telah dibersihkan ternyata masih ada kotoran tersisa serta tanggap saat melakukan pembersihan dengan menggunakan benda berat dan pemasangan tanda-tanda tertentu seperti “wet floor” agar tidak membahayakan tamu.

1. Memiliki pengetahuan cukup tentang hotel

Seorang Publik Area harus memiliki pengetahuan yang cukup mengenai hotel terutama fasilitas-fasilitasnya agar apabila saat ditanya oleh tamu dapat memberikan informasi.

1. Ramah Dan Sopan

Seorang Publik Area harus bersikap sopan dan ramah setiap waktu apalagi saat ditanya ataupun ingin menggangu sejenak tamu dan ramah terhadap seluruh karyawan agar membina hubungan baik karena PA selalu akan bekerja berdampingan dengan departemen lain.

1. Murah Senyum

Seorang Publik Area harus murah senyum agar tamu senang melihat.

1. Rajin Memberikan Salam

Seorang Publik Area harus rajin memberikan salam seperti “good morning” agar tamu merasa diperhatikan.
Hubungan PA Dengan Seksi Lain Dalam House Keeping

1. Kerjasama dengan Floor Section

Floor Section :
a. Memberikan work order kepada PA
PA :
a. Membantu sesuai work order yang diterima

1. Kerjasama dengan Linen dan Uniform

Linen dan Uniform
a. Menyiapkan seragam yang bersih, rapi dan harum
b. Memperbaiki seragam apabila robek atau rusak
PA :
a. Mengambil secara rapi dan meletakkan di tempat yang disediakan seusai memakai seragam
b. Memberitahukan kepada Linen dan Uniform mengenai pakaian yang rusak atau robek

1. Kerjasama dengan Laundry Section

Laundry

1. Membersihkan seragam agar harum dan bersih
2. Membersihkan alat kerja bawaan PA seperti lap

PA :

1. Memberitahukan laundry section apabila ada tamu yang ingin laundry
2. Meletakkan alat kerja bawaan seperti lap ke tempat yang disediakan laundry section

Hubungan PA Dengan Seksi Lain Departemen Berbeda

1. Kerjasama dengan waiter

Waiter :
a. Mengambil alat makanan dan minuman yang dipakai tamu di area tamu seperti meja di lobby dan restaurant
b. Meminta bantuan PA menambah meja dan kursi di restaurant, serta menguranginya jika tidak perlu lagi.
PA :
a. Melaporkan kepada waiter bila ada barang-barang (sendok, piring, gelas dan lain-lain) yang dipakai oleh tamu agar segera diambil.
b. Menyampaikan kepada waiter, bila ada pemesanan makanan dan minuman dari tamu.

1. Kerjasama dengan banquet

Banquet :
a. Mengirim “Banquet Even Order” kepada PA untuk membuat lay out di dalam Banquet Hall atau Meeting Room.
b. Meminta bantuan PA menambah meja dan kursi di Ballroom atau Banquet Hall atau Meeting Room., serta menguranginya jika tidak perlu lagi.
c. Memberitahukan PA agar membuka lay out membersihkan ruangan jika event sudah selesai.
PA :
a. Menyediakan, merawat dan menyimpan linen supplies yang digunakan Food and Beverage Department seperti :
· Taplak meja (table cloth)
· Serbet makan (napkin)
· Alas meja di bawah taplak (multon)
b. Membantu banquet membuat lay out di Banquet Hall.

1. Kerjasama dengan sales marketing

Sales Marketing :
a. Memberitahukan kepada PA, bila akan diadakan confrensi, seminar, lokakarya, rakor dan lain-lainnya di Conference Hall, Function Room atau Marketing Room.
b. Memberitahukan kepada PA jika ada perubahan jumlah peserta maupun lay out, menentukan jumlah penataan meja/kursi dalam ruangan.
PA :
a. Membersihkan office marketing dan ruangan/function room yang akan digunakan untuk acara-acara pertemuan.
b. Melakukan perubahan lay out seperti yang dikehendaki oleh tamu yang memesan.

1. Kerjasama dengan Enginnering

Enginnering :
a. Perbaikan terhadap mesin-mesin yang digunakan oleh PA.
b. Melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang di kehendaki oleh PA berdasarkan WO (work order) yang diterima.
c. Memasang alat-alat mesin sebagai sarana kerja Housekeeping Department.
d. Memberitahukan cara-cara pengoperasian alat-alat tersebut serta cara perawatannya.
e. Memasang perlengkapan untuk acara-acara rapat pertemuan dan lain-lain.
PA :
a. Melaporkan kerusakan-kerusakan yang terjadi di lingkungan kerja seperti kerusakan alat-alat kerja, mesin-mesin, dan lain-lain.
b. Membuat dan mengirimkan WO (work order) kepada Engineering Department untuk perbaikan kerusakan, membuat sarana kerja yang diperlukan oleh Housekeeping Department.

1. Kerjasama dengan Security

Security atau keamanan :
a. Melakukan pengamanan kepada seluruh area kerja PA dan ikut memantau agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan serta memantau keluar masuknya tamu dari maupun ke hotel dan mengawasi tamu-tamu yang mencurigakan.
b. Melakukan “body checking” karyawan-karyawan yang pulang setelah selesai bertugas dan menangani barang-barang yang hilang.
PA :
a. Melaporkan kepada security apabila ada tamu yang mencurigakan, memberitahukan kepada security bila ada tamu VIP check in, serta kamar-kamar berapa yang akan ditempati.
b. Memberitahukan security dan melaporkan jika bawaan barang-barang keluar hotel (khususnya milik housekeeping) untuk keperluan out side carteting, rapat-rapat dan lain-lain.

Deskripsi Pekerjaan di Bagian Kantor Depan/ Front Office

Struktur organisasi di kantor depan atau Front Office Hotel dipengaruhi oleh besar atau kecilnya hotel, banyak atau sedikitnya jumlah karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel.

Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di bagian kantor depan :
1) Deskripsi Pekerjaan Front Office Manajer
Area kerja Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekerjaan Front Office Manager adalah menciptakan kepuasan tamu, dan memberikan kesan positif terhadap tamu di area kerjanya. Front Office Manager melaporkan tugasnya kepada General Manager dan staff bawahan dari Front Office Manager adalah staff dari front office.

Tugas pokok dari Front Office adalah :
a) Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengevaluasi karyawan front office
b) Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer hotel, etika menerima telepon, dan standard operasional yang ada di hotel
c) Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar
d) Menyambut tamu VIP
e) Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
f) Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun keuntungan dan kerugian di bagian kantor depan
g) Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan
h) Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi denagn memberikan penghargaan
i) Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan dan rata – rata harga kamar
2) Deskripsi Pekerjaan Assistant Front Office Manager
Area kerja Assistant Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekrjaan assistant front office manager adalah membantu kelancaran tugas di front office, menggantikan front office manager ketika berhalangan, dan mengkoordinir beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaanya.
Staff bawahan dari Assistant Front Office Manager adalah Duty Manager, Front Office Supervisor, dan Supervisor level lainnya di department Front Office. Tugas pokok Assistant Front Office Manager adalah
a) Membantu pekerjaan front office manager dalam hal control dan administrasi
b) Membuat jadwal kerja Duty Manager, receptionist, telephon operator, GRO, dan Concierge
c) Memantau operasional di front office
d) Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan conclerge
e) Memimpin briefing pada waktu shift malam
f) Terjun langsung ke operasional hotel pada saat tamu ramai
g) Menghadiri briefing pagi manajemen hotel dan mewakili front office manager saat berhalangan hadir
h) Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan
3) Deskripsi Pekerjaan Duty Manager
Area kerja duty manager adalah front office dan seluruh hotel yang ada hubungan dengan tamu di hotel. Ringkasan pekerjaan Duty Manager adalah mendukung pekerjaan operasional kantor depan secara menyeluruh dan mengontrol operasional lintas departemen untuk shift tertentu. Atasan langsung Duty Manager adalah Front Office Manager, sedangkan staff bawahan Duty Manager adalah front office supervisor, front office staff, guest relation officer, concierge, dan business center secretary. Tugas pokok duty manager adalah:
a) Membantu tugas front office manager dan assistant front office manajer dalam melaksanakan tugas operasional di front office
b) Mendukung kelancaran proses chek-in dan chek-out di front office
c) Menangani kesulitan tamu dan staff di front desk
d) Mengontrol operasional di seputar front office antara lain : lobby, restaurant, bar, lounge koridor, dan kamar tamu
e) Membuat laporan setiap shift tentang temuan dan kejadian selama jam kerjanya
f) Menyambut tamu VIP bersama dengan Front Office Manager
4) Executive Lounge Manager
Area Kerja :
§ Executive Lounge
§ Executive Rooms
Ringkasan Pekerjaan :
Menjamin kepuasan tertinggi tamu dan staf menurut standar pelayanan sesuai dengan ketentuan di lantai eksekutif serta bertanggungjawab atas segala aspek operasional di lantai eksekutif.
Tugas pokok :
§ Memastikan bahwa laporan dan korespondensi untuk departemen telah terpenuhi dengan tepat dan teliti
§ Memastikan bahwa jadwal telah ditetapkan dengan baik
§ Memastikan bahwa data tamu selalu diperbaharui
§ Mengawasi dan memesan barang kebutuhan di lantai eksekutif
§ Membantu dalam membangun efisien tim dengan memperhatikan kesejahteraan, keselamatan training dan pengembangan staf.
§ Melaksanakan evaluasi karyawan dan meninjau penampilan keseluruhan, mendiskusikan penampilan dan bidang untuk perbaikan
§ Mengawasi para staf selalu melakukan metode dan standar yang telah ditetapkan
§ Memastikan bahwa staf mendapat informasi yang cukup mengenai kebijaksanaan hotel sehubungan dengan pemadam kebakaran, kesehatan, tunjangan dan keamanan.
§ Mempelajari dan mengevaluasi operasional dan standar prosedur di executive lounge serta memberikan saran untuk perubahan yang diperlukan.
Susunan Organisasi
Assistant Front Office Executive Lounge Manager Executive Assistant Lounge
5) Front Desk Supervisor
Area Kerja :
§ Front Office
Ringkasan Pekerjaan :
Memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu di hotel dengan memberikan petunjuk kepada staff front desk serta mengontrol kode akses komputer di front desk
Tugas Pokok :
§ Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di front office
§ Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh Front Desk Agent
§ Memberi persetujuan transaksi paid out tamu untuk jumlah tertentu
§ Memberi persetujuan penggunaan housebank oleh Front Desk Agent
§ Mengarahkan langkah persiapan penerimaan grup
§ Mengatur jadwal setiap staff front desk
Susunan Organisasi
Duty Manager Front Desk Supervisor Front Desk Agent
6) Chief Concierge
Area Kerja :
§ Pintu masuk hotel
§ Lobby
§ Bell desk
§ Counter
Ringkasan Pekerjaan :
Memastikan bahwa semua tamu mendapatkan pengalaman yang menyenangkan di area pintu masuk hotel, lobby, bell desk
Tugas Pokok :
§ Memastikan bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan training tentang hotel sistem, etiket bertelepon, standar penampilan serta filosofi hotel
§ Memberikan training ke staff tentang : prosedur penanganan barang bawaan untuk VIP dan rombongan serta penanganan keluhan tamu
§ Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan
§ Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta laut, sebagai penyedia informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan
§ Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi (sign board) di lobby selalu benar dan akurat.
Susunan organisasi
Front Office manager Chief Concierge Bellboy, Doorman
7. Deskripsi pekerjaan Business Centre Supervisor
Area kerja : pusat bisnis
Ringkasan pekerjaan : mengatur dan mengarahkan segala aspek fungsi dari pusat bisnis untuk mencapai kepuasan yang tertinggi dari tamu.
Atasan langsung Business Centre Supervisor : assistant FOM
Staff bawahan Business Centre Supervisor : Businesss Centre Secretary
Tugas Pokok :
a) Mengawasi staf untuk menjamin kepuasan tamu yang maksimal melalui penghargaan diri dan perhatian yang sangat hangat dan tepat.
b) Mengatur dan menyediakan arahan yang baik untuk keseluruhan maupun pelakasanaan sehari-hari dan administrasi untuk seemua bagian dalam pusat bisnis.
c) Memberikan penilaian terhadap penampilan, kedisiplinan dan efisiensi semua karyawan di bawah pengawasannya serta berinisiatif untuk mengambil tindakan bila diperlukan
d) Mengontrol dan menganalisa secara berkelanjutan, biaya pengeluaran departemen sehari-hari untuk menjamin bahwa pengeluaran tidak melebihi anggaran.
8. Deskripsi pekerjaan Bell Captain
Area kerja : front office, lobby, kamar tamu
Ringkasan pekerjaan : mengurus barang bawaan tamu pada saat datang, selama menginap di hotel maupun akan pergi meninggalkan hotel
Atasan langsung : Chief Concierge
Tugas Pokok :
a) Mengatur tugas setiap bellboy
b) Menerima dan menyimpan barang tamu yang dititipkan di concierge
c) Mencatat dan membukukan setiap barang tamu yang telah disimpan di luggage room
d) Memastikan luggage room bersih dan teratur
e) Mengontrol setiap barang yang disimpan atau masih berada di lobby mempunyai tanda pengenal/pass nomor barang yang jelas
f) Mengatur bellboy untuk menyiapkan trolley atau kendaraan barang dalam menjemput bus rombongan yang akan ke hotel
g) Mengarahkan semua bellboy di setiap shift kerja

HOUSEKEEPING atau TATA GRAHA

A. PENGERTIAN HOUSEKEEPING

Housekeeping atau Tata Graha adalah salah satu bagian atau department yang ada di dalam hotel yang menangani hal – hal yang berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan dan kesehatan seluruh kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman berada di dalam hotel. Selain itu Housekeeping department merupakan bagian rumah tangga hotel yang bertugas membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor, lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s room, linen dan uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.
B. JOB DESKRIPSI
Struktur organisasi di Tata Graha atau housekeeping dipengaruhi oleh besar atau kecilnya hotel, banyak atau sedikitnya karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel. Semakin besar hotel, semakin rumit pula struktur yang digunakan, begitu pula sebaliknya jika hotel itu kecil, maka struktur organisasinya pun sederhana. Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dibagian tata graha atau housekeeping yaitu :
A. EXECUTIVE HOUSEKEEPING
NAMA JABATAN : EXECUTIVE HOUSKEEPER
DIVISI : ROOM DIVISION
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : GENERAL MANAGER
Bawahan Langsung : ASSISTANT EXECUTIVE HOUSEKEEPER
TANGGUNG JAWAB JABATAN
1. Bertanggung jawab terhadap kebersihan, keindahan dan kenyamanan seluruh lingkungan dan area hotel, meliputi :
- Kamar tamu hotel.
- Koridor setiap lantai.
- Public Area (lobby, restaurant, Pub/Lounge).
- Taman/garden (seluruh tanaman baik yang ada di pot maupun di hotel termasuk rumput).
- Seluruh office area (utility termasuk locker karyawan).
2. Menjaga seluruh investasi yang berada di bawah pengawasan Housekeeping Department.
URAIAN TUGAS
A. Tugas Pokok
1. Mengkoordinir bidang kerja seluruh staf housekeeping.
2. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu :
- General cleaning
- Decoration
- Perubahan atau penggantian susunan ruang dan lain-lain.
3. Mengadakan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.
4. Menyediakan barang-barang (alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan housekeeping dan merawatnya.
5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.
6. Mengandakan kontrol dalam segi penghematan tanpa mengurangi standard Hotel Bintang Tiga.
7. Mengadakan inspeksi di semua tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on the spot checking.
8. Mengadakan pengawasan agar dapat berjalan lancar antara rencana kerja yang telah tersusun dengan pelaksanaannya serta mengurangi hambatan-hambatan yang ditimbulkannya.
9. Menampung, menelaah dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.
10.Memberikan perhatian yang lebih baik kepada para tamu VIP.
11. Mengadakan pendidikan dan memberikan petunjuk-petunjuk yang dalamusaha menggunakan metode-metode kerja yang benar serta menciptakan suasana kerja yang nyaman di lingkungan department housekeeping.
12. Mengontrol semua barang yang dikirim untuk housekeeping sesuai standard yang ada.
13. Mengadakan pertemuan atau meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah dilakukan (evaluasi kerja).
14. Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.
B. Tugas Tambahan
1. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan department housekeeping.
2. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung, dan memonitor hasil penilaian yang dilakukan bawahan langsung.
3. Memonitor masalah produktivitas kerja dan membuat perencanaan pengembangan personnel di department housekeeping.
4. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
5. Menyelenggarakan briefing dan meeting.
6. Menghadiri rapat manajemen.
B. ASSISTANT EXECUTIVE HOUSEKEEPING
NAMA JABATAN : ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER
DIVISI : ROOM DIVISION
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : EXECUTIVE HOUSEKEEPER
Bawahan Langsung : HK Coord.
- Order Taker/Linen
- Roomboy
- Houseman
- Gardener
TANGGUNG JAWAB JABATAN ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER
1. Pelaksanaan operasional di Housekeeping Department, yaitu terhadap kebersihan, keindahan dan kenyamanan seluruh lingkungan dan area hotel, yang meliputi :
- Kamar tamu hotel.
- Koridor setiap lantai.
- Public Area (lobby, restaurant, Pub/Lounge).
- Taman/garden (seluruh tanaman baik yang ada di pot maupun di hotel termasuk rumput).
- Seluruh office area (utility termasuk locker karyawan).
2. Menjaga seluruh investasi yang berada di bawah pengawasan Housekeeping Department.
3. Melaksanakan administrasi housekeeping department.


URAIAN TUGAS ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER
A. Tugas Pokok
1. Menerima laporan dari Front Office, EA, ED dan Group Informan
2. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu :
• General cleaning
• Decoration
• Perubahan atau penggantian susunan ruang dan lain-lain.
3. Mengadakan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.
4. Menyediakan barang-barang (alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan housekeeping dan merawatnya.
5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.
6. Mengandakan kontrol dalam segi penghematan tanpa mengurangi standard Hotel Bintang Tiga
7. Mengadakan inspeksi di semua tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on the spot checking.
8. Mengadakan pengawasan agar dapat berjalan lancar antara rencana kerja yang telah tersusun dengan pelaksanaannya serta mengurangi hambatan-hambatan yang ditimbulkannya.
9. Menampung, menelaah dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.
10. Memberi perhatian yang lebih baik kepada para tamu VIP.
11. Mengadakan pendidikan dan memberikan petunjuk-petunjuk yang dalamusaha menggunakan metode-metode kerja yang benar serta menciptakan suasana kerja yang nyaman di lingkungan department housekeeping.
12. Mengadakan pertemuan atau meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah dilakukan (evaluasi kerja).
13. Secara periodeik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.
B. Tugas Tambahan
1. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan department housekeeping.
2. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung, dan memonitor hasil penilaian yang dilakukan bawahan langsung.
3. Memonitor masalah produktivitas kerja dan membuat perencanaan pengembangan personnel di department housekeeping.
4. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
5. Menyelenggarakan briefing dan meeting.
6. Menghadiri rapat manajemen.
C. OFFICE BOY
NAMA JABATAN : OFFICE BOY (UTILITY)
DIVISI : HOUSEMAN
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : HK SUPERVISOR
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB Houseman Section
1. Melaksanakan Kebersihan
• Setiap Office yang ada di Gedung Utility.
• Koridor dari samping Kitchen sampai depan Office Engineering.
• Ruang Makan Karyawan (EDR).
• Locker karyawan (putra dan putri).
• Area parkir kendaraan karyawan dan area parkir supplier yang datang.
• Pool Deck tempat penyimpanan kardus, koran dan barang bekas lainnya.
2. Menyiapkan air aqua galon untuk karyawan di Office lainnya dan Department Head di officenya masing-masing (di Utility).
3. Mendistribusikan setiap surat yang masuk ke department yang bersangkutan dan mengirim surat-surat keluar.
URAIAN TUGAS HOUSEMAN SECTION
A. Tugas Pokok
1. Membersihkan seluruh area Utility.
2. Membersihkan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di utiliti.
3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.
4. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.
5. Merawat tanaman yang ditemaptkan di Utility dan membersihkannya.
6. Membersihkan area parkir baik kendaraan karyawan di depan maupun kendaraan atau mobil supplier di belakang Utility.
7. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor atau atasannya.
8. Pada periode tertentu melaksanakan General Cleaning.
9. Merencanakan dan melaksanakan Post Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat, tikus dan jenis serangga lainnya).
10. Menyiapkan dan menyediakan minum untuk Departemen Head dan karyawan (di Personnel Office dan EDR).
11. Mendistribusikan surat masuk ke department yang bersangkutan, dan mengirim surat keluar.
12. Menerima atau melaksanakan perintah atasan lainnya.
13. Bekerjasama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.
C. Tugas Tambahan Houseman Section
1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3. Membantu Set-up dan clear-up meja dan kursi bila ada event.
4. Melaksanakan semua perintah atasan.
D. GARDENER
NAMA JABATAN : GARDERNER
• DIVISI : -
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : HK SUPERVISOR
Bawahan Langsung : -
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB GARDENER
1. Melaksanakan Kebersihan, merawat dan memelihara :
a. Seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot maupun di taman.
b. Seluruh area taman rumput (garder, termasuk di depan EngineeringOffice/EDR.
2. Melaksanakan kebersihan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.
3. Memanfaatkan, memelihara, merawat dan mengembangkan tanaman untuk Mini Garder.
URAIAN TUGAS
A. Tugas Pokok
1. Membersihkan, merawat dan menata seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot maupun di taman.
2. Membersihkan, merawat dan menata atau memotong semua rumput yang ada di
area taman rumput (garder).
3.Mengembangkan, memelihara dan menata tanaman untuk kebutuhan Mini Garder.
4.Menyapu dan membersihkan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.
5.Mencuci dan membersihkan tempat sampah.
6. Membuang sampah yang ada di setiap Tong Sampah ke tempat Bak Sampah yang telah tersedia di Utility belakang.
7. Membersihkan dan memelihara semua peralatan kerjanya.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lain.
2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3. Ikut membantu set-up dan clear-up meja, kursi atau panggung bila ada event di taman rumput atau garder.
4. Melaksanakan semua perintah atasan lainnya.
E. HOUSEMAN
• NAMA JABATAN : HOUSEMAN (PUBLIC AREA)
• DIVISI : ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : HK SUPERVISOR
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
1. Melaksanakan Kebersihan setiap Public Area, Offices, Lobby, Restaurant, Lounge, Bar, toilet, Meeting Room dan lain-lain.
2. Mengecek dan melaksanakan kebersihan di luar area gedung hotel (garder, koridor depan Arcade/tempat yang disewakan setiap salon, tangga menujuswimming pool) dan sebagainya.
3. Menjaga, merawat, menempatkan dan mengganti tanaman pot yang ditemaptkan atau dileketakkan di Public Area tersebut di atas pada point 1, untuk keindahan dan kenyamanan tamu yang datang dan melihatnya.
URAIAN TUGAS
A. Tugas Pokok
1. Membersihkan seluruh Public Area (Office, lobby, restaurant, pub atau lounge, bar, toilet-toilet, meeting room, arcade dan lainnya).
2. Membersihkan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di Public Area.
3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.
4. Set-up function, restaurant dan ruang pertemuan bilamana ada meeting, party dan lain-lain.
5. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.
6. Merawat tanaman dan membersihkannya.
7. Merubah dan mengatur kembali susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi (kurang bagus).
8. Membersihkan parkir area tamu (bekerjasama dengan gardener.
9. Melaporkan segaka kerusakan, kehilangan, kejadian-kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor.
10. Pada periode tertentu melaksanakan General Cleaning.
11. Merencanakan dan melaksanakan Pest Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat, tikus dan jenis serangga lainnya).
12. Menerima atau melaksankaan perintah atasan.
13. Bekerjasama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.
14. Membuat mini garden untuk meeting room.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3. Melaksanakan semua perintah atasan.
4. Menghadiri meeting atau briefing yang diselenggarakan atasannya.
F. ROOM BOY
• NAMA JABATAN : ROOM BOY
• DIVISI : ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI Atasan langsung : HK SUPERVISOR
Bawahan langsung :
-
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
1. Melaksanakan Kebersihan setiap kamar berikut kelengkapannya.
2. Melaksanakan keersihan Roomboy Station dan Roomboy Trolley berikut kelengkapannya.
3. Melaksanakan kebersihan setiap koridor..
URAIAN TUGAS
A. Tugas Pokok
1. Mengecek semua kamar pada permulaan shiftnya dan membuat Room Boy Sheet mengenai situasi kamar ssuai dengan kode yang telah ditentukan.
2. Mengambil linen atau towel, cleaning supplies, guest supplies dan perlengkapan atau peralatan kerja lainnya, kemudian diatur ke trolley dan lain-lain.
3. Mengontrol inventaris, kondisi kebersihan dan kelengkapan setiap kamar di flornya masing-masing.
4. Membersihkan, mengganti dan melengkapi sesuai standard :
- Bed room
- Bath room
- Furniture dan kelengkapan kamar lainnya.
5. Making bed.
6. Mengganti linen atau towel yang kotor dis etiap kamar.
7. Vacuum cleaning, mengepel lantai untuk kamar-kamar tanpa karpet.
8. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada FO dan HK Supervisor.
9. Menolong Valet (Laundry) untuk mengumpulkan cucian tamu yang dilaundrykan.
10. Menolong Room Service mengeluarkan piring atau alat makan yang kotor.
11. Mengembalikan linen atau towel, sisa guest supplies, cleaning supplies, cleaning equipment ke Linen Room/Roomboy Station Floor masing-masing.
12. Membersihkan atau mengatur kembali trolley.
13. Menerima atau melaksanakan perintah atasan.
14. Bekerja sama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3. Melaksanakan semua perintah atasan.
4. Menghadiri meeting atau briefing yang diselenggarakan atasannya.
G. LINEN / UNIFORM ATTENDANT
NAMA JABATAN : LINEN / UNIFORM ATTENDANT
DIVISI : ROOM DIVISION
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : HK SUPERVISOR
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
1. Melaksanakan Kebersihan, kerapian, kelengkapan dan perawatan semua Linen / Uniform Karyawan berikut administrasinya.
2. Melaksanakan tugas sebagi Order Taker atas semua permintaan tamu yang masuk ke Department Housekeeping, berikut administrasinya.
3. Merangkai bunga dan kelengkapannya.
URAIAN TUGAS
A. Tugas Pokok
1. Mengirim linen kotor dan menerima linen bersih ke/dari Laundry dan menata rapi pada temaptnya berikut perhitungan dan administrasinya.
2. Menarik, mengganti, merangkai bunga dan menempatkannya pada tempat yang diperlukan dan telah ditentukan.
3. Menjahit, memperbaiki linen atau uniform yang rusak dan merawat mesin jahit.
4. Melaporkan bila ada kejadian yang tidak semestinya.
5. Mengubah status kamar dan informasi ke FO.
6. Menerima informasi dari FO sehubungan dengan tamu, dan meneruskan ke Roomboy untuk segera di follow-up.
7. Membuat file dan mendistribusi kan kepada yang besangkutan Laporan Bulanan untuk permintaan atau pemakaian :
- Expected Arruvaks/Departures
- Guest Supplies
- Cleaning Supplies
- Paper Supplies
- Printing and Stationaries
- Miscellaneous and Other Expenses.
- Dan administrasi lainnya.
8. Menerima, mencatat, menyimpan dan mengmbalikan ke alamat tamu barang Lost and Found yang ditemukan di lingkungan area hotel, baik dari kamar tamu maupun Public Area.
9. Membuat dan melaksanakan :
- Purchase dan Store Requisition yang telah disetujui oleh atasannya untuk kebutuhan HK Dept baik untuk kelengkapan tamu, public area maupun office.
- Working Schedule untuk karyawan dan trainee yang telah disetujuan atasannya.
- Work Order bila ada kerusakan ataupun perbaikan pada kamar-kamar dan pada area berdasarkan laporan dari section-section di HK dan section atau departemen lain yang diterima.
- Inventory Linen Housekeeping and Linen FB serta rekapitulasi Lost Towel bulanan.
10. Menerima semua telepon dan pesan yang masuk kemudian menyampaikan kepada yang bersangkutan atau menulisnya di Log Book untuk segera follow-up.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3. Membantu membina, membimbing dan mengevaluasi trainee di HK.
4. Membantu dan membimbing bila ada karyawan baru di HK.
5. Melaksanakan semua perintah atasan.
H. LINEN / UNIFORM STAFF AND ORDER TAKER
• NAMA JABATAN : LINEN / UNIFORM STAFF AND ORDER TAKER
• DIVISI : ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : HK SUPERVISOR
Bawahan Langsung :
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
LINEN / UNIFORM STAFF + ORDER TAKER
1. Melaksanakan Kebersihan, kerapian, kelengkapan dan perawatan semua Linen / Uniform Karyawan berikut administrasinya.
2. Melaksanakan pengaturan, penysunan dan order rangkaian bunga untuk keindahan dan kenyamanan hotel.
3. tugas sebagi Order Taker atas semua permintaan tamu yang masuk ke Department Housekeeping, berikut administrasinya.
URAIAN TUGAS
LINEN / UNIFORM STAFF + ORDER TAKER
A. Tugas Pokok
1. Bertanggung jawab atas :
- Jumlah linen/towel dan uniform yang ada di Linen Room.
- Kebersihan, kerapian linen dan uniform room.
- Pembagian linen/towel kepada Roomboy dan Houseman.
- Pembagian Geust Paper dan Cleaning Supplien kepada Roomboy dan Houseman.
2. Membuat file atau administrasi dan melaksanakan permintaan :
a. Purchase dan Storage Requisition yang telah disetujui oleh atasannya untuk kebutuhan HK Department baik untuk kelengkapan kamar tamu, public area maupun office.
b. Working schedule untuk karyawan dan trainee.
c. Work order bila ada kerusakan ataupun perbaikan pada kamar tamu dan public area berdasarkan laporan dari section-section di HK dan Section atau department lain yang diterimanya.
d. Inventori linen HK, linen FB dan rekapitulasi lost towel bulanan.
3. Merangkai, merawat dan mengganti rangkaian bunga untuk rooms public area dan tempat-tempat yang diperlukan.
4. Membuat schedule pencucian curtain, bed cover, blanket dan lain-lain.
5. Membuat, file dan mendistribusikan kepada yang bersangkutan laporan bulanan mengenai :
a. Towel / linen and uniform.
b. Pemakaian guest, paper dan cleaning supplies.
c. Pemakaian printing dan stationaries.
d. Pemakaian bunga atau flower dan pemakaian atau administrasi lainnya.
6. Menjahit, memperbaiki linen atau uniform yang rusak serta merawat mesin jahit.
7. Menerima semua telepon, informasi atau pesan yang masuk, kemudian menyampaikan kepada yang bersangkutan atau menulisnya di Log Book untuk segera di follow-up.
8. Melaporkan kepada atasan bila ada kejadian yang tidak semestinya.
9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasannya.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3. Membimbing, melatih dan mengevaluasi trainee.
4. Ikut membimbing dan membina bila ada karyawan baru.
I. HOUSEKEEPING SUPERVISOR
• NAMA JABATAN : HOUSEKEEPING SUPERVISOR
• DIVISI : ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : EXECUTIVE HOUSKEEPER
Bawahan Langsung : - Room Boy
- Linen
- Houseman
- Garderner
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
HOUSEKEEPING SUPERVISOR
1. Melaksanakan seluruh pelaksanaan operasional di Department HK.
2. Melaksanakan administrasi di Department Housekeeping.
3. Melaksanakan pengawasan dan pengecekan tentang kebersihan, kelengkapan kamar, koridor, station atau linen room yang tidak semestinya.
4. Melaksanakan pengecekan terhadap kebersihan dan keindahan public area (lobby, restaurant dan garden) dan utility.
URAIAN TUGAS
HOUSEKEEPING SUPERVISOR
A. Tugas Pokok
1. Menerima Laporan dari Front Desk kamar yang expected arrival, dan ED, memperhatikan serta meneruskan ke bawahan (Roomboy).
2. Mengecek kamar-kamar dan public area terutama terhadap tamu CIP.
3. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya.
4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada bawahannya.
5. Mengawasi administrasi operasional di Department Housekeeping serta Material Requisition.
6. Memberikan petunjuk serta mengorganisir General Linen Room atau Uniform dan Roomboy Station.
7. Bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage.
8. Menerima laporan dari bawahannya dan meneliti serta bila perlu membuat Request for Repair.
9. Menghandle Lost and Found.
10. Membuat inventory linen, guest supplies, cleaning supplies dan lain-lain setiap akhir bulan.
11. Membuat laporan tentang lost report, damage report bulanan.
12. Membuat time schedule untuk karyawan Department Housekeeping.
13. Memimpin set-up dan clear-up furniture bila ada function dan lain-lain.
14. Mengatur cuti dan ijin karyawan.
15. Mengadakan pengecekan seluruh area hotel termasuk garden.
16. Menghubungi segera atasan, bila terjadi hal yang tidak semestinya.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung.
3. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
4. Melaksanakan semua perintah atasan.
5. Menyelenggarakan briefing dan meeting.
J. ROOMBOY SUPERVISOR
• NAMA JABATAN : ROOMBOY SUPERVISOR
• DIVISI : ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
Kedudukan dalam organisasi
Atasan langsung : executive houskeeper
Bawahan Langsung : Room Boy
TANGGUNG JAWAB JABATAN ROOMBOY SUPERVISOR
Melaksanakan, mengawasi, mengecek kebersihan dan kelengkapan semua kamar-kamar, koridor dan roomboy station.
URAIAN TUGAS ROOMBOY SUPERVISOR
A. Tugas Pokok
1. Mempersiapkan dan mengecek semua stock dan kebutuhan yang ada di roomboy station.
2. Membagi Wing Card dan peralatan kerja kepada masing-masing Roomboy.
3. Membersihkan semua kamar yang menjadi tanggung jawabnya.
4. Memimpin dan melatih pekerjaan Roomboy.
5. Menerima laporan kamar dari roomboy dan meneliti kebenarannya, lalu menindaklanjuti sampai tuntas.
6. Membuat laporan-laporan tentang kamar (kerusakan kamar, kamar VIP dan sebagainya).
7. Melaporkan langsung mengenai kehilangan, kerusakan-kerusakan yang terjadi pada barang milik tamua tau kejadian lain ke atasan.
8. Mengecek dan meneliti hasil perbaikan-perbaikan dalam kamar yang dilakukan oleh Engineering.
9. Mengecek dan meneliti hasil kerja akhir roomboy dan general cleaning.
10. Memerikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.
11. Menerima supply linen/towel dan membagikan kepada roomboy.
12. Mengecek dan menghitung linen/towel yang akan dikirim ke laundry bersama dengan staf linen (linen attendant).
13. Membuat laporan tentang pekerjaan yang dilakukan hari itu dan menulisnya pada Log Book.
14. Menyerahkan Ving Card kepada roomboy shift berikutnya.
15. Membuat working schedule roomboy.
B. Tugas Tambahan
1. Ikut menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, baik di department housekeeping maupun dengan department lain.
2. Melakukan penilaian pelaksanaan tugas dan produktivitas kerja bawahan langsung serta membuat perencanaan pengembangan personnel roomboy.
3. Melaksanakan semua perintah atasan.
4. Menyelenggarakan briefing dan meeting roomboy.
5. Menghadiri meeting yang diselenggarakan atasannya.
K. HOUSEMAN SUPERVISOR
NAMA JABATAN : HOUSEMAN SUPERVISOR
DIVISI : ROOM DIVISION
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
Kedudukan Dalam Organisasi
Atasan langsung : executive houskeeper
Bawahan Langsung : Houseman
TANGGUNG JAWAB JABATAN HOUSEMAN SUPERVISOR

Melaksanakan, mengawasi, mengecek kebersihan, kerapian dan keindahan semua public area di hotel termasuk garden, swimming pool dan utility.
URAIAN TUGAS HOUSEMAN SUPERVISOR
A. Tugas Pokok
1. Membuat working schedule untuk houseman.
2. Memimpin, melatih, mengawasi dan mengecek hasil pekerjaan houseman, gardener dan swimming pool attendant.
3. Mengecek kebersihan dan keindahan semua area hotel yang menjadi tanggung jawabnya kecuali kamar-kamar (rooms).
4. Merencanakan dan membuat schedule untuk general cleaning.
5. Mengecek penggunaan housekeeping equipment, cleaning equipment, cleaning supplies dan lain-lain.
6. Melaporkan langsung ke atasan bila terjadi kehilangan, kerusakan dan perbaikan-perbaikan yang diperlukan baik pada peralatan kerja maupun lingkup area kerja yang menjadi tanggung jawabnya.
7. Mengawasi pemeliharaan houskeeping equipment.
8. Mengawasi, merencanakan dan melaksanakan penyemprotan pest control.
9. Mengawasi, menyusun set-up function dan perubahan-perubahan susunan ruangan.
10. Mengatur semua tanaman yang ada termasuk pemotongan rumput, pembibitan dan kebersihannya.
11. Merubah susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi.
12. Mendidik dan melatih pegawai atau trainee baru apabila ada.
13. Membuat laporan tentang pekerjaan yang dilakukan hari itu dan menulisnya pada log book.
B. Tugas Tambahan
1. Ikut menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, baik di department housekeeping maupun dengan department lain.
2 .Melakukan penilaian pelaksanaan tugas dan produktivitas kerja bawahan langsung serta membuat perencanaan pengembangan personnel houseman.
3. Melaksanakan semua perintah atasan.
4. Menyelenggarakan briefing dan meeting houseman.
5. Menghadiri meeting yang diselenggarakan atasannya.

1. HUBUNGAN HOUSEKEEPING DENGAN DEPARTEMENT LAINNYA

Semua department dan semua section Kebersihan dan keindahan seluruh area utility dan sekitarnya Setiap hari dan setiap saat. Selain itu housekeeping departemen bertugas membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor, lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s room, linen dan uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.

HOTEL DAN KLASIFIKASINYA

Dalam situs dinas kebudayaan dan pariwisata disebutkan bahwa Hotel adalah suatu bidang usaha yang menggunakan suatu bangunan atau sebagian banguna yang disediakan secara khusus, untuk setiap orang yang menginap, makan, memperoleh pelayanan dan menggunakan fasilitas lainnya dengan pembayaran. Ciri khusus dari hotel adalah mempunyai restoran yang dikelola langsung di bawah manajemen hotel tersebut. Kelas hotel ditentukan oleh Dinas Pariwisata Daerah (Diparda).

KLASIFIKASI HOTEL

Meskipun kegiatan yang beraa di dalam setiap hotel sama, beberapa hotel memiliki keunikan rancangan yang berbeda-beda baik dari sisi kelengkapan ruang, kelengkapan layanan, penampilan bangunan, maupun suasana dalam bangunan yang dirancang,. Hal ini dipengaruhi oleh kegiatan khusus atau lebih spesifik dari para tamu hotel. Proses perncanaan sebuah hotel perlu diperhatikan berbagai komponen yang terkait, yang berbeda-beda sesuai dengan jenis htel yang direncanakan. Oleh karena itu pemahaman pada beberapa klasifikasi hotel perlu dilakukan, yang ditinjau dari beberapa sudut pandang (Marlina Endy, 2008, Panduan Perancangan Bangunan Komersial, hal 52), seperti:

Jenis hotel menurut tujuan kedatangan tamu
Bussiness Hotel
Merupakan hotel yang dirancang untuk mengakomoasi tamu yang mempunyai tujuan berbisnis. Hotel seperti ini memerlukan berbagai macam fasilitas seperti olah raga, bersantai, jamuan makan ataupun minum, fasilitas negosiasi dengan mengedepankan kenyamanan dan privasi yang tinggi. Selain itu standart luas ruang pertemuan juga perlu dipertimbangkan.
Pleasure Hotel
Merupakan hotel yang sebagian besar fasilitasnya ditujukan untuk memfasilitasi tamu yang bertujuan berekreasi. Sebagai fasilitas pendukung aktivitas rekreasi, hotek seperti ini dilengkapi dengan berbagai fasilitas untuk bersantai dan relaksasi baik itu unutk krgiatan outdoor ataupun indoor.
Country Hotel
Merupakan hotel khusus bagi tamu antar negara. Hotel seperti ini sangant memerlukan privasi dan kemanan yang sangat tinggi. Biasanya lokasi hotel tersebut berada di pusat kota agar dekat dengan pusat pemerintahan suatu negara, atau berada jauh dari pusat kota tetapi lokasi tersebut mempunyai nilai lebih seperti pemandangan yang indah sehingga tamu daapt beristirahat dengan nyaman.
Sport Hotel
Merupakan hotel yang fasilitasnya ditujukan terutama untuk melayani tamu yang bertujuan untuk berolahraga. Untuk fasilitas sport hotel hampir sama dengan fasilitas pleasure hotel, hanya saja untuk fasilitas olah raga lebih ditonjolkan, tidak hanya sekedar fasilitas olah raga untuk berekreasi TELfasilitas untuk berekreasi juga tetap diadakan karena tidak semua tamu yang menginap di hotel tersebut merupakan kalangan penggemar olah raga saja tetapi juga merupakan masyarakat biasa.

Jenis hotel menurut lamanya tamu menginap
Transit Hotel
Hotel dengan waktu inap tiak lama (harian). Fasilitas yang dapat mendukung hotel seperti ini adalah layanan pada tamu dalam waktu singkat seperti laundry, restoran, dan agen perjalanan.
Semiresidential Hotel
Hotel dengan rata-rata waktu inap tamu cukup lama (mingguan). Fasilitas hotel seperti ini perlu dilengkapi dengan fasilitas yang lebih bervariasi, tidak membosankan, dan untuk waktu yang relatif lebih lama, seperti fasilitas kebugaran (spa, jogging track, tenis, kolam renang,dll), dan fasilitas rekreasi (restoran, cafe, taman bermain,dll).
Residential Hotel
Hotel dengan waktu kunjungan tamu yangtergolong lama (bulanan). Hotel seperti ini mengedepankan rasa nyaman dan keamanan pada tamu hotel. Fasilitas yang disediakan biasanya fasilitas yang dibutuhkan sehari-hari seperti supermaket atau perbelanjaan, fasilitas kebugaran, (spa, jogging track, tenis, kolam renang,dll), fasilitas rekresi (taman bermain, restoran, cafe, dll). Maka dari itu perletakan hotel yang seperti ini biasanya digabungkan atau join dengan tempat perbelanjaan atau supermaket agar saling dapat memberikan keuntungan, layanan dan sebagai daya tarik pengunjung.

Jenis hotel menurut jumlah kamar
Small Hotel
Hotel dengan jumlah kamar maksimal 25 kamar. Hotel ini biasanya dibangun di daerah dengan angka kunjungan rendah.
Medium Hotel
Hotel dengan jumlah kamar sekitar 29-299 kamar. Hotel ini biasanya dibangun di daerah dengan angka kunjungan sedang.
Large Hotel
Hotel dengan jumlah kamar minimun 300 kamar. Hotel ini biasanya dibangun di daerah dengan angka kunjungan tinggi.

Jenis hotel menurut lokasinya
City Hotel
Hotel yang terletak di pusat kota dan biasanya menampung tamu yang bertujuan bisnis atau dinas. Sasaran konsumen dari hotel ini adalah tamu pebisnis atau urusan dinas, lokasi yang dipilh sebaiknya mendekati kantor-kantor atau area bisnis di kota tersebut.
Down Town Hotel
Hotel yang berlokasi di dekat perdagangan dan perbelanjaan. Sasaran konsumen dari hotel ini adalah pengunjung yang ingin berwisata belanja ataupun menjalin relasi dagang. Kadang hotel ini dibangun brgbung dengan suatu fasilits perbelanjaan agar dapat saling memberikan keuntungan.
Suburban Hotel/Motel
Hotel yang berlokasi di pinggir kota. Sasaran konsumen dari hotel ini adalah tamu yang menginap dengan waktu pendek dan merupakan fasilitas transit masyarakat yang sedang melakukan perjalanan.
Resort Hotel
Hotel yang dibangun di tempat-tempat wisata. Tujuan pembangunan hotel ini adalah sebagai fasilitas akomodasi dari suatu aktivitas wasata.

KLASIFIKASI HOTEL BERBINTANG
Terdapat klasifikasi hotel yang berlaku di Indonesia yang didasarkan pada beberapa pertimbangan, yaitu:

Jumlah kamar
Fasilitas dan peralatan yang disediakan
Model sistem pengelolaan
Bermotto pelayanan

Berdasarkan pertimbangan aspek-aspek di atas hotel dapat diklasifikasi sebagai berikut:
Hotel bintang 2
Klasifikasi hotel bintang 2 mempunyai klasifikasi sebagai berikut:
Umum

Lokasi mudah dicapai, dalam arti akses ke lokasi tersebut mudah
Bebas polusi
Unsur dekorasi Indonesia tercermin pada lobby
Bangunan terawat, rapi, dan bersih
Sirkulasi di dalam bangunan mudah

Bedroom

Minimum mempunyai 20 kamar dengan luasan 22 m2/kamar
Setidaknya terdapat satu kamar suite dengan luasan kamar 44 m2/kamar
Tinggi minimum 2,6 m tiap lantai
Tidak bising
Pintu kamar dilengkapi pengaman
Tata udara dengan pengatur udara
Terdapat jendela dengan tirai tidak tembus sinar luar
Dalam tiap kamar ada kamar mandi minimum terdapat satu stop kontak
Dinding kamar mandi kedap air

Dining room

Standart luas 1,5 m2/tempat duduk
Tinggi ruangan lebih dari 2,6 m
Terdapat akses langsung dengan dapur
Tata uadar dengan/tanpa pengatur udara

Bar

Standart luas 1,1 m2/tempat duduk
Terdapat satu buah yang terpisah dengan restoran
Dilengkapi perlengkapan mencuci dengan air panas/dingin

Lobby

Harus ada lobby
Tata udara dengan AC/ventilasi
Kapasitas penerangan minimum 150 lux

Sarana olah raga dan rekreasi

Minimum satu buah dengan alternatif pilihan: tenis, golf, fitnes, blliard, jogging, taman bermain anak, olah raga air (misal kolam renang).

Utilitas penunjang

Terdapat transportasi vertikal yang bersifat mekanis
Ketersediaan air minum 300 liter/orang/hari
Tata udara dengan /tanpa pengatur udara
Terdapat ruang mekanik
Komunikasi dengan telepon saluran dalam (house phone), telepon lokal, interlokal
Terdapat fasilitas sentral radio, carcall
Terdapat alat deteksi kebakaran awal pada tiap ruang, fire extinguisher, fire hydrant, pintu kamar tahan api
Minimum terdapat satu ruang jaga
Terdaapt tempat penampungan sampah tertutup
Terdapat tsaluran pembangn air kotor

Hotel bintang 3
Klasifikasi hotel bintang 3 mempunyai klasifikasi sebagai berikut:
Umum

Unsur dekorasi Indonesia tercermin di dalam lobby, restoran, kamar tidur, dan function room

Bedroom

Minimum mempunyai 20 kamar standar dengan luasan 22 m2/kamar
Terdapat minimum dua kamar suite dengan luasan kamar 44 m2/kamar
Tinggi minimum 2,6 m tiap lantai

Dining room

Bila tidak berdampingan dengan lobby maka harus dilengkapi dengan kamar mandi/WC sendiri

Bar

Apabila berupa ruang tertutup maka harus dilengkapi dengan pengatur udara mekanik (AC) dengan suhu 24 0C
Lebar ruang kerja bartender setidaknya 1 meter

Ruang fungsional

Minimum terdapat satu buah pintu masuk yang terpisah dari lobby dengan kapasitas minimum 2,5 kali jumlah kamar
Dilengkapi dengan toilet apabila tidak ada satu lantai dengan lobby
Terdapat pre function room

Lobby

Mempunyai luasan minimum 30 m2
Dilengkapi dengan lounge
Toilet umum minimum satu buah dengan perlengkapan
Lebar koridor minimum 1,6 m

Drug store

Minimum terdapat drug store, bank, money changer, biro perjalanan, air line agent, souvenir shop, perkantoran, butik, salon

Tersedia poliklinik
Tersedia paramedis

Sarana rekereasi dan olah raga

Minimum satu buah dengan pilihan: tenis, bowling, golf, fitnes, sauna, billiard, jogging, diskotik, taman bermain anak
Terdapat kolam renang dewasa yang terpisah dengan kolam renang anak
Sarana rekreasi untuk hotel di pantai dapat dipilih dari alternatif berperahu, menyelam, selancar, atau ski air
Sarana rekreasi untuk hotel di gunung dapat dipilih dari alternatif hiking, berkuda, atau berburu

Utilitas penunjang

Terdapat transportasi vertikal yang bersifat mekanis
Ketersediaan air minum 500 liter/orang/hari
Dilengkapi dengan instalasi air panas/dingin
Dilengkapi dengan telepon lokal dan interlokal
Tersedia PABX
Dilengkapi dengan sentra video/TV, radio, paging, carcall

Hotel bintang 4
Klasifikasi hotel bintang 4 mempunyai klasifikasi sebagai berikut:
Umum

Minimum seperti hotel bintang 3

Bedroom

Minimum mempunyai 50 kamar standar dengan luasan 24 m2/kamar
Terdapat minimum tiga kamar suite dengan luasan kamar 48 m2/kamar
Tinggi minimum 2,6 m tiap lantai
Dilengkapi dengan pengatur suhu kamar di dalam bedroom

Dining room

Mempunyai minimum 2 buah dinning room, salah satunya berupa coffee shop

Bar

Mempunyai ketentuan minimum seperti hotel bintang 3

Ruang fungsional

Mempunyai ketentuan minimum seperti hotel bintang 3

Lobby

Mempunyai luasan minimum 100 m2
Terdapat dua toilet umum untuk pria dan tiga toilet umum untuk wanita dengan perlengkapannya

Drug store

Mempunyai ketentuan minimum seperti hotel bintang 3

Sarana rekereasi dan olah raga

Sama pada hotel bintang 3 ditambah dengan diskotik/night club kedap suara denagn AC dan toilet

Utilitas penunjang

Terdapat transportasi vertikal yang bersifat mekanis
Ketersediaan air minum 700 liter/orang/hari
Dilengkapi dengan instalasi air panas/dingin

Hotel bintang 5
Klasifikasi hotel bintang 5 mempunyai klasifikasi sebagai berikut:
Umum

Minimum seperti hotel bintang 4

Bedroom

Minimum mempunyai 100 kamar standar dengan luasan 26 m2/kamar
Terdapat minimum empat kamar suite dengan luasan kamar 52 m2/kamar
Tinggi minimum 2,6 m tiap lantai
Dilengkapi dengan pengatur suhu kamar di dalam bedroom

Dining room

Mempunyai minimum 3 buah dinning room, salah satunya dengan spsialisasi makanan (Japanese/Chinese/European food)

Bar

Mempunyai ketentuan minimum seperti hotel bintang 4

Ruang fungsional

Mempunyai ketentuan minimum seperti hotel bintang 4

Lobby

Mempunyai ketentuan minimum seperti hotel bintang 4

Drug store

Mempunyai ketentuan minimum seperti hotel bintang 4

Sarana rekereasi dan olah raga

Sama pada hotel bintang 4 ditambah dengan area bermain anak minimum ayunan atau ungkit (children playground)

Utilitas penunjang

Terdapat transportasi vertikal yang bersifat mekanis
Ketersediaan air minum 700 liter/orang/hari
Dilengkapi dengan instalasi air panas/dingin
Dilengkapi dengan sentra video, musik, teleks, radio, carcall

Business center
Di business center ini tersedia beberapa staff yang dapat membantu dengan bertindak sebagai co-secretary para tamu yang ingin berkomunikasi dengan kantor pusatnya maupun relasi bisnisnya. Selain itu, ada pula fasilitas lain seperti faksimile, teleks, mecanograf. Para tamu dapat memanfaatkan pelayanan dengan akses internet melalui kamarnya untuk reservasi dan promosi usahanya, di samping juga dapat melakukan telekonferensi.
Restoran

Sub bagian restoran di hotel yang besar dapat dibagi menjadi:
Main dinning room / ruang makan utama yang menydiakan makanan Perancis/internasional
Coffee shop, restoran yang menyediakan dan menyajikan makan pagi dengan menu dan jenis pelayanannya lebih sederhana atau biasa disebut ready on plate
Restorant yang spesifik seperti drill-room, pizzarea, japanesse, oriental.
Room Service: restorant yang melayani dan menyediakan hidangan makanan dan minuman kepada tamu hotel yang enggan keluar kamar. Atas dasar pesanan tamu, makanan dan minuman diantar langsung ke kamar tamu.
Take out service dan out side catering: untuk lebih meningkatkan pendapatan penjualan produk yang dihasilkan oleh dapur hotel, ada beberapa hotel yang melayani pesanan makanan dan minuman dan penyelenggaraan perjamuan diluar hotel seperti misalnya untuk perjamuan instansi-instansi swasta.

sumber:adriarchitecture.com